单位档案管理现代化和电子化发展方向探索

作者:检测猫     发表时间:2022-03-27 01:03:10   浏览次数:90



 [摘 要]随着信息化技术的不断发展,基层单位档案实现现代化及电子化管理已经成为必然发展方向,同时也是适应当前社会发展的一个重要措施。档案管理现代化及电子化也将成为目前单位档案管理的重要方向,应构建完善的档案管理制度,加大现代高科技应用,加大管理人员综合素质培训,为单位档案管理现代化及电子化发展提供重要保障。 
  [关键词]单位;档案管理;现代化;电子化 
  doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 
  [中图分类号]G275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2016)10-0-02 
  在信息技术迅速发展的情况下,档案管理工作也需要逐渐实现信息化发展路径。我国单位档案管理工作均面临重要的改革问题,对于单位档案管理人员来讲,必须结合当前时代发展需求,创新档案管理方式,最大化地实现档案管理的现代化及电子化发展。 
  1 档案管理现代化和电子化发展的必要性 
  档案中详细记录着单位的日常工作,对于单位工作效率及工作总结具有重要作用,因此,档案管理也是一项重要管理任务。所以如果能够显著提高档案管理水平,实现档案管理的现代化及电子化发展,则能够显著提高档案管理质量及管理工作效率。对于档案管理来说,也将逐渐脱离传统纸质媒介。电子档案更有助于收集及存储信息,显著降低信息存储占据的物理空间。在档案处理及选择过程中,电子档案能够显著提高档案处理的便捷性。随时可以从电子设备上将电子档案抽调出来,并能及时依照实际工作需求,选择相应功能键从而选择信息,有效实现大批量数据的有效处理。电子档案的应用能够显著提高信息选择及存储的准确性。最后还能随时进行电子档案信息处理及数据修改,和传统纸质档案相比具有一定便捷性。 
  2 我国单位档案管理中的弊端 
  我国当前的档案管理普遍采用的是传统管理方案方法,档案管理现代化及电子化发展存在较多弊端。首先,档案管理不够规范,例如,工作人员在处理电子档案过程中,由于电子档案体积小、携带方便,导致工作人员忽视档案信息安全性,档案管理工作存在较大随意性,加大了档案信息遗失及泄漏风险。还有些工作人员只会上传档案,不能有效掌握档案信息管理及重要数据备份管理技能,一旦电子设备发生故障将直接导致档案信息丢失,给单位带来严重损失。从这一点上来看,提高档案管理人员业务水平和综合素质具有重要意义,要不断强化工作人员业务培养,提高工作人员档案信息管理意识,加大对档案丢失及信息泄露防范的重视度。 
  以上重点分析的是电子档案安全问题,其原因主要是档案管理工作人员工作疏忽所致,另外还有一个原因则是技术问题。一些单位不能与时俱进,电子存储设备更新速度慢,因此容易出现电子档案存储破坏问题及各种故障。有些单位电脑本身的配置比较低,信息处理速度较慢,影响电子档案信息处理的工作效率。另外,如果在计算机应用中,没有及时更新软件,也会导致档案数据出现各种各样的错误,影响档案管理质量。针对电子档案管理中存在的各种问题,一方面需要提高管理人员的安全意识,另一方面需要加强电子档案的设备管理,及时更新相应设备,提高电子档案信息处理的速度及管理质量。 
  3 单位档案管理现代化和电子化发展策略 
  信息技术已经成为现代社会经济发展的重要工具之一,基于当前经济发展需求必须改善传统的档案管理方式,提高档案管理质量及效率,实现档案管理的现代化及电子化发展路径,促进单位档案管理的创新发展。 
  3.1 建立健全档案管理制度,提升工作人员专业素养 
  档案管理工作人员的专业素质及学习能力具有差异,在培训及教育工作中需要因材施教,可以针对档案管理工作人员实际情况开展多层次、多渠道的培训工作,严格遵循学以致用的基本原则。对于单位来讲,首先需要给管理工作人员提供学习机会,提高工作人员的专业技能及综合素质。同时在工作人员技能培训中,要最大化地学习新理论及新技术,并积极改善工作人员的传统理念,引导工作人员接受最新技术及管理理念。对于单位来讲,则需要实现自身管理水平及手段的改革,首先要构建完善的档案管理制度,明确档案管理工作人员的具体工作,并落实相关责任,确保工作人员能够高质量完成档案管理工作。另外,要加大培训力度,定期考核工作人员的综合素质及专业技能,确保档案管理人员能够明确认识到电子档案的重要性,掌握相应管理技能,促进电子档案管理的发展。 
  档案管理工作不仅涉及管理的专业知识,还涉及很多其他学科知识,如哲学、历史学以及心理学等知识,因此,在培训过程中不仅要重视对工作人员的管理专业知识培训,还要注重对其他学科知识的摄取,促进其知识面的更新。另外,新形势下培训的重点应该是加强工作人员科技知识学习。随着计算机技术运用到档案管理工作中,对工作人员的技术水平有了很高的要求,很多人甚至连电脑都不能熟练运用,难以满足新形势下档案管理工作的要求,因此,必须加强培训,为档案管理工作提供保障。 
  3.2 通过计算机管理档案资料库房 
  在档案资料管理中,可以加大计算机技术应用,实现档案管理的现代化及电子化。不断完善基层单位档案管理制度,加大计算机技术在库房资料管理中的应用,以提高档案保存管理工作效率,提高资料库房管理的安全性。 
  3.3 实现档案保存和查询的电子化和现代化 
  在信息化及网络技术发展进程中,档案管理工作既面临巨大挑战,同时也增加了发展机遇。传统的手写档案已无法满足时代需求,在日益增长的档案信息管理中,必须加大现代技术应用,加快档案管理现代化及电子化发展。档案管理工作本身专业性较强,对于工作人员来讲需要具备相应的现代化管理技能,再加上相应的综合素质,才能提高档案管理质量。档案管理十分繁杂,劳动强度大,加之档案数量越来越多,工作人员面临着很大压力,而应用计算机等现代化技术手段则能有效提高档案工作效率,节省人力、物力资源,节约时间。其信息化和智能化的特点,能有效减少工作人员的手工操作,充分发挥技术优势,使整个档案管理工作变得更加系统化和条理化,促进资源的合理利用,提高档案管理工作效率,并使档案管理工作更加安全。计算机技术的广泛应用,使手工录入和查询均实现了电子化发展。在档案录入过程中,首先管理人员要整理档案内容,确定无误后即可录入,并对其实施统一保存。传统的档案文档在录入过程中被转化为电子形式,便于保存,同时还能提高档案资料的查询速度。 
  3.4 构建档案管理网络系统 
  在档案管理工作中,想要有效实现其工作的现代化及电子化转变,必须构建专业的网络管理系统。这不但能提高档案管理工作效率,同时还能实现档案信息管理的信息化发展。在现代科技发展进程中,管理技术的动态化发展,进一步促进了档案管理工作的不断创新。 
  4 结 语 
  单位需要对自身的档案管理方式进行不断优化,以满足时代发展需求,实现档案管理的现代化和电子化,有效开展基层单位档案管理工作,为单位的其他工作打下坚实基础。本文在阐述单位档案管理现代化和电子化的内涵及要求的基础上,分析当前单位档案管理存在的弊端,并提出相应的解决办法,以供参考。 
  主要参考文献 
  [1]葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].中国市场,2015(28). 
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  [5]沈彦.企业档案电子化管理存在的问题和解决方法[J].企业导报,2010(3). 
  [6]李帅明.浅析电子档案在现阶段工程档案管理中的应用[J].商情,2011(44). 
  [7]张婷婷.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].科技视界,2015(28).

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